Créer une adresse email professionnelle implique la création d’une adresse qui porte le nom de votre entreprise ou votre marque, se distinguant ainsi de votre adresse email personnelle générique fournie par des services tels que Google, Outlook, Orange ou Yahoo.
L’adresse email professionnelle se compose d’un nom d’utilisateur spécifique, qui agit comme un identifiant pour la boîte de réception. Il s’agit d’une combinaison alphanumérique qui peut comporter des séquences séparées par des points ou des traits d’union. Ce nom d’utilisateur peut s’agir d’un prénom, d’un titre professionnel, d’une fonction, d’un service (comme « contact », « info », « support ») ou de tout autre identifiant pertinent.
Cette première partie du courriel est suivie d’un symbole arobase (@), qui sépare le nom d’utilisateur du nom de domaine associé à l’adresse email professionnelle.
Par exemple, en considérant le nom de domaine gypeg.com, on peut avoir des adresses emails professionnelles comme :
- john@gypeg.com
- manager@gypeg.com
- contact@gypeg.com
Bien sûr, il est possible d’utiliser votre adresse e-mail personnelle pour communiquer avec vos clients ou partenaires. Néanmoins, cette approche est peu recommandée. Voici quelques raisons justifiant l’utilisation d’une adresse e-mail professionnelle plutôt que d’une adresse e-mail standard.
Pourquoi utiliser une adresse email professionnelle ?
Utiliser une adresse email professionnelle dans le cadre de votre activité comporte de nombreux avantages. Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles cette démarche est recommandée :
- Renforcer votre crédibilité : Cette simple marque de professionnalisme suscite la confiance et facilite les interactions. Votre interlocuteur est davantage enclin à percevoir votre entreprise comme une entité légitime et fiable.
- Promouvoir votre entreprise ou votre marque : L’utilisation constante d’une adresse email comportant le nom de votre entreprise ou de votre marque équivaut à une publicité discrète, mais efficace. Chaque fois que vous envoyez un email, vous renforcez votre visibilité auprès de vos contacts.
- Optimiser la délivrabilité de vos emails : Les services de messagerie ont tendance à favoriser les adresses email professionnelles par rapport aux adresses génériques. En utilisant une adresse email professionnelle, vous améliorez les chances que vos emails atteignent la boîte de réception de vos destinataires, plutôt que d’être filtrés comme spam ou relégués dans d’autres dossiers.
De quoi a-t-on besoin pour créer une adresse email professionnelle ?
Un nom de domaine pour l’adresse email professionnelle
Si vous possédez déjà un nom de domaine, vous pouvez directement l’utiliser pour créer votre adresse email professionnelle. Si ce n’est pas le cas, vous avez la possibilité de choisir et d’acheter un nom de domaine lors du processus de création de votre adresse pro.
Un fournisseur de services d’email professionnel
Une fois que vous avez votre nom de domaine, il est temps de choisir un service qui vous permettra de créer et de gérer votre adresse email associée à ce nom de domaine. Plusieurs fournisseurs offrent ce service, chacun avec des fonctionnalités et des coûts différents. Ainsi, vous pouvez utiliser des services d’hébergement web ou Google Workspace qui est une solution proposée par Google.
Créer une adresse email professionnelle avec Google Workspace
Google Workspace vous permet de créer une adresse email professionnelle qui s’intègre harmonieusement avec le service de messagerie Gmail. De plus, cette offre inclut une gamme d’autres outils essentiels qui peuvent rehausser votre productivité. Parmi ces outils figurent Google Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, et bien d’autres.
Google Workspace met à votre disposition plusieurs tarifs et une période d’essai de 14 jours, durant laquelle vous pouvez explorer toutes ses fonctionnalités avant de prendre une décision.
Pour commencer, sélectionnez le plan tarifaire qui correspond le mieux à vos besoins parmi les options proposées par Google Workspace : les tarifs de Google Workspace
Suivez les instructions de Google Workspace pour renseigner des informations concernant votre entreprise et vos coordonnées personnelles. Cela permettra de personnaliser votre compte selon vos besoins spécifiques.
Ensuite, Google Workspace vous demandera si vous possédez déjà un domaine que vous souhaitez utiliser.
Si vous possédez déjà un domaine, vous pouvez simplement indiquer ce domaine. Cependant, si vous ne disposez pas encore d’un domaine, Google Workspace vous aidera à vous en procurer un. Notez que la création du domaine sera tarifée séparément.
Par la suite, vous serez amenés à renseigner le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte.
Pour finir la création de votre adresse email, Google Workspace vous invitera à donner vos informations de paiement. Et le tout est joué.
Notez que si vous possédez déjà un nom de domaine avec lequel vous voudriez créer votre adresse email professionnel sur Google Workspace, une étape de validation de votre domaine est requise afin de prouver à Google que vous êtes bien le propriétaire de votre domaine.
Ainsi, pour valider votre domaine, vous devez :
- Obtenir un code de validation : Dans le processus de configuration de Google Workspace, vous obtiendrez un code de validation spécifique à votre domaine. Ce code servira à valider votre domaine.
- Ajouter le code de validation aux enregistrements DNS : Accédez au tableau de bord de gestion de votre domaine auprès de votre hébergeur de domaine. Recherchez la section des enregistrements DNS. Ajoutez le code de validation fourni par Google Workspace dans les enregistrements DNS de votre domaine.
- Vérifier le code de validation par Google Workspace : Une fois que vous avez ajouté le code de validation aux enregistrements DNS, retournez dans l’interface de configuration de Google Workspace et demandez à Google de vérifier votre code de validation.
Après avoir demandé à Google de vérifier le code de validation, il peut s’écouler un certain temps avant que la validation soit finalisée. Soyez patient, car ce processus peut prendre une heure environ.
Créer une adresse email professionnelle avec un hébergeur web
La plupart des hébergeurs web proposent également des services d’adresse email, ce qui en fait une option pratique et économique pour créer une adresse email professionnelle.
Ainsi, si vous utilisez un hébergeur web (Hostinguer, LWS, o2switch, OVH Cloud), vous pouvez aussi l’utiliser pour créer votre adresse email professionnelle. Cette alternative se révèle économique, car la plupart des hébergeurs web intègrent gratuitement la fonctionnalité d’une adresse e-mail professionnelle dans les frais d’hébergement.
Ces hébergeurs web vous offrent leur propre service de messagerie intégré que vous pouvez utiliser pour gérer vos emails. Mais vous pouvez pareillement rediriger vos mails vers un autre service de messagerie auquel vous êtes habitués comme Gmail, Outlook.
Conclusion
En conclusion, créer une adresse e-mail professionnelle offre des avantages significatifs pour renforcer votre présence en ligne et établir une image plus crédible dans votre activité. Vous pouvez facilement créer votre adresse email pro en utilisant Google Workspace ou des hébergeurs web tels que Hostinguer, LWS, o2switch, OVH, etc. Investir dans une adresse e-mail professionnelle est une étape essentielle pour renforcer la confiance de vos clients, améliorer la visibilité de votre entreprise et créer une identité professionnelle forte sur le web.
